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    应用二维码技术实现物资仓储规范化管理

      信息来源:   发布时间:2021-09-06  点击数:

    铁路企业实施“大物资”管理体制改革以来, 随着制度机制的健全完善, 物资管理信息系统功能的优化提升, 物资从计划提报到供应使用的主干业务基本实现了信息化、规范化管理, 有效提高了铁路物资采购供应工作效率和效益。但是, 铁路运输站段物资仓储管理特别是车间班组物资仓储管理却未能及时赶上主干业务发展的步伐, 依然处于传统模式下较为落后的状况。铁路物资管理部门应当积极应用二维码技术, 基于物资管理和生产检修信息系统, 开发并推广应用物资二维码管理信息系统, 有效提升铁路运输站段物资仓储信息化、标准化管理水平。

    1 传统模式下铁路物资仓储管理现状和存在的问题

    铁路运输站段物资仓储管理是物资三级管理的重要环节, 由于具有地域范围广、管理难度大、工作强度高、管理效果难以凸显等特点, 容易成为被忽视的管理环节。与近年来物资采购供应管理规范化大幅提升相反, 物资仓储管理一直维持传统的管理模式。

    1.1 工作效率不高

    虽然铁路物资管理信息系统V2.0已经在全路推广应用, 但物资发放、盘点等物资仓储管理的日常工作, 依然处于物资实物发放、盘点作业手工记账操作, 与物资管理信息系统业务分离。管库员在物资发放作业时, 根据领料计划, 完成制单工作, 再根据领料单进行物资实物发放操作, 发料结束后, 根据发料记录情况, 进行登卡操作。由于领料部门人员对物资编码和物资名称不熟悉, 领料计划无物资编码和物资名称不准确的情况经常发生, 往往需要核对实物后, 才能通过实物上的物资料签查到正确的物资编码和物资名称, 再进行制单工作, 严重影响物资发放的工作效率。物资月度盘点时, 需打印盘点单, 完成实物盘点后, 再对信息系统中库存数量错误信息进行修改, 工作效率依然不高。车间班组班前领料和班后回收材料, 都需要重复填列物资收发记录, 工作量大, 工作效率低。

    1.2 管理差异较大

    1.2.1 管理方式。

    运输站段车间班组由于长期各自为政, 物资管理状况差别较大。从管理手段看, 部分管理相对规范的站段车间班组的物资管理多数实行手工台账管理, 少数运用信息系统管理;管理不规范的站段车间班组基本没有物资管理台账。

    1.2.2 管理内容。

    车间班组物资管理台账内容差异较大, 大多数车间班组仅记录物资支出数量, 而物资收入、支出去向和库存情况记录不全, 导致物资收支和库存情况反映不真实、不完整, 普遍存在账实不符的情况, 废旧物资收、支、存记录基本空白。

    1.2.3 管理流程。

    运输站段对车间班组物资收发和定期盘点管理要求不统一, 部分车间班组简化工作流程, 物资收支签认记录不全, 定期盘点工作未开展, 管理较为粗放。

    1.3 信息化水平低

    运输站段物资仓储管理包括账务处理和仓储作业两部分, 现在使用的铁路物资管理信息系统V2.0在仓储管理方面的主要功能是物资电子台账管理功能, 动态反映物资收、支、存情况, 未能满足仓储作业的实际需求。同时, 铁路物资管理信息系统V2.0没有车间班组物资管理模块, 不能满足车间班组物资信息化管理要求。运输站段车间班组的材料员基本为兼职人员, 学问水平和专业素质较低, 计算机操作能力不强, 工务站段车间班组兼职材料员尤为突出。使用电子台账类型的物资管理信息系统, 将增加现场物资管理人员的工作难度和工作量, 且工作效率低, 手续繁琐, 车间班组对物资信息化管理产生抵触情绪。

    1.4 库存积压严重

    近年来, 全路物资库存量维持在110亿元左右, 保守估计长期无动态的物资不少于15%, 即全路至少有16.5亿元的库存物资处于长期闲置状态。究其原因, 除了计划提报不合理、技术更新之后物资闲置外, 仓储管理手段落后也是重要因素之一。现在使用的铁路物资管理信息系统V2.0中, 集团企业各运输站段之间、站段内各车间班组之间库存物资信息不能共享, 站段提报物资需求计划时, 不能全面掌握物资实际库存情况, 重复提报物资需求计划现象时有发生, 造成物资积压。对于部分站段、车间班组已经形成积压的物资, 由于积压物资信息不畅, 不能有效调剂使用, 造成物资长期处于闲置状态, 部分物资因超过质保期而形成浪费, 直接影响到物资使用效率和运输生产成本。

    1.5 质量控制困难

    物资质量是反映物资采购供应工作质量的重要指标, 及时、准确掌握物资质量, 能为物资采购、供应商信用评价工作提供准确的依据。由于铁路物资管理信息系统V2.0和主要运输站段生产检修系统未实现数据交换, 物资管理信息系统只有物资采购、供应及收、发、存信息, 没有物资使用、维修、报废信息, 物资质量信息只能通过人工记录、核查后在信息系统中录入。由于生产现场物资台账和检修记录存在对应性不强、记录不全等问题, 发生物资质量问题后对物资采购供应情况的追溯难度较大, 技术管理、物资管理、检验验收、物资使用部门对物资质量评价和供应商信用评价缺乏有力的技术数据支撑, 物资采购部门和采购项目评审人员也很难根据物资的实际使用情况、物资质量情况, 对物资和供应商做出正确的选择, 直接影响到物资采购质量控制和供应商信用评价工作。

    1.6 廉政风险较高

    物资仓储管理手段落后, 严重制约着物资监察工作效率。按照现有的条件, 物资监察人员只能通过查阅电子台账, 甚至是手工台账, 再与生产检修记录、库存实物进行核对, 工作效率低、质量不高, 监察效能发挥有限。物资仓储管理手段落后, 增加了物资消耗控制和调剂处置的难度, 车间班组物资台账不全或管理不规范, 使物资消耗定额的制定产生较大的随意性, 容易造成生产过程中的物资浪费。物资库存信息不畅, 影响物资调剂工作效率, 容易造成库存物资闲置积压, 增加铁路企业的生产成本。物资仓储管理手段落后, 增大了物资违规、违纪行为发生的可能性, 物资管理信息系统和生产检修系统数据隔离, 容易产生虚列物资消耗的情况。车间班组物资管理台账不全, 容易造成物资非生产损耗。生产一线废旧物资回收管理不规范, 容易造成废旧物资流失。

    综上所述, 落后的物资仓储管理, 已经严重影响物资精细化管理和廉政建设工作, 成为各级铁路物资管理部门必须面对和亟待解决的突出问题。

    2 应用二维码技术提升物资仓储信息化、标准化管理水平

    近年来全路物资管理的成功经验表明, 欲实现物资规范化管理, 就必须健全完善管理制度机制;欲确保管理制度落实到位, 就必须提升信息化水平。以信息系统为载体, 全面落实物资管理各项要求, 理顺物资管理工作流程, 才能使物资管理全过程实现规范化、标准化、高效化, 提升物资仓储规范化管理水平也必须坚持走信息化管理的道路。

    2.1 开发信息系统, 实施二维码管理

    二维码又称QR Code, QR全称Quick Response, 是近年来移动设备上较为流行的一种编码方式, 具有读取速度快、信息容量大、编码范围广、容错能力强、译码可靠性高、保密性和防伪性好等特点, 特别适用于存货管理、质量追踪等方面。将二维码技术运用到铁路物资仓储管理中, 开发物资二维码管理信息系统, 设置运输站段物资仓库、车间班组材料库、物资质量跟踪和PDA二维码手持终端4大功能模块。以二维码为纽带, 将物资入库、发放、库存、盘点、监察以及废旧物资回收、质量跟踪等工作有机连接起来, 实现全方位规范化管理。开发物资二维码管理信息系统, 能够弥补铁路运输站段车间班组物资管理的空白, 减少车间班组物资规范化管理阻力, 实现车间班组物资信息化、标准化管理。实施物资二维码管理, 可以实现铁路物资仓储的规范化、标准化、高效化管理, 库存物资信息共享管理和重要配件全寿命周期管理, 达到减少物资库存量, 降低生产成本, 提高资金使用效率, 提升铁路物资管理水平的目的。

    2.2 理顺管理流程, 实现标准管理

    2.2.1 业务流程管理方面。

    通过物资二维码管理信息系统, 将铁路运输站段物资仓库的物资发放、调拨、库存、盘点等业务以及车间班组材料库物资收入、发放、调拨、库存、盘点、废旧物资回收等业务进行固化, 建立标准业务流程, 统一规范站段物资仓库和车间班组材料库物资收、发、存、盘点工作。

    2.2.2 仓库管理方面。

    通过物资二维码管理信息系统, 统一物资料签, 规范物资存放方式;通过设置位置二维码, 对车间班组库存物资实施定置管理, 同一项物资在不同存储地, 放置于同一位置, 统一规范站段物资仓库和车间班组材料库物资仓储管理。

    2.2.3 物资配送管理方面。

    通过二维码能够准确记录物资配送的时间、地点、物资组成、配送人员等信息, 实现对物资配送全过程的动态监控, 促进物资配送和接收人员规范操作。

    2.2.4 实现标准管理。

    通过实施物资二维码管理信息系统, 强化站段物资仓库和车间班组材料库的标准化管理, 健全基础台账, 理顺工作流程, 规范物资收、支、存、调拨、配送, 以及物资定期点检、废旧物资管理等工作。

    2.3 优化现场操作, 提高管理效率

    2.3.1 二维码管理的效果。

    应用二维码管理提高物资仓储管理工作效率, 最重要的环节就是运用PDA二维码手持终端设备。PDA为Personal Digital Assistant的缩写, 字面意思是个人数字助手, 即辅助个人工作的数字工具, 其功能类似于智能手机。由于其体积小, 操作方便, 可以帮助大家在移动过程中完成管理工作。因此, 开发并应用PDA二维码手持终端二维码管理信息系统, 将原有的在电脑上操作的仓储管理业务转移到PDA二维码手持终端上, 通过无线网络, 把铁路物资管理信息系统、物资二维码管理信息系统和PDA二维码手持终端上的二维码管理信息系统连接起来, 实现现场操作与账务处理同步完成, 有效提高仓储作业的工作效率, 降低劳动强度。

    2.3.2 二维码作业的具体方法。

    在铁路运输站段物资仓库作业中, 管库员使用手持终端扫描物资料签上的二维码, 选择领用部门、支出项目、核算科目和发料数量或选择对外调拨单位, 就可完成发料或对外调拨制单工作。管库员使用手持终端扫描物资料签上的二维码, 就可进行账、物核对, 并能记录“盘盈”或“盘亏”情况, 完成月度盘点工作。在车间班组材料库作业中, 管库员使用手持终端可以完成物资入库、物资出库、物资调拨、库存物资查询、库存物资月度自点、废旧物资回收等工作, 同步完成了车间班组材料二维码管理信息系统的制单和登卡工作。在物资配送时, 通过专用配送容器和特定二维码, 能够实现物资的批量配送, 解决了物资交接过程中纸质签认效率低下的问题, 提高了物资配送工作效率。运用PDA二维码手持终端设备, 能最大限度减少物资收、发、存业务工作量, 提高工作效率, 较容易被车间班组一线职工接受, 减少了车间班组物资信息化管理推进的阻力, 取代了车间班组纸质物资管理台账, 有效实现车间班组物资规范化、高效化管理。

    2.4 扩展数据共享, 实现高效调剂

    通过PDA二维码手持终端设备, 实现物资跨地区、跨系统、跨账套查询功能。使用手持终端扫描物资料签上的二维码, 就可以查询不同地区各单位、本单位各车间班组同一类物资的库存情况, 为物资库存控制、联储共享、物资调剂提供基础数据。物资跨地区、跨系统、跨账套查询功能的运用, 为物资供应解决了重要的技术屏障, 有力于推进区域性物资仓储供应中心建设工作, 有效提高物资供应效率和库存物资周转率, 降低物资库存量, 实现物资联储共享。物资采购部门在编制物资采购计划时, 通过查询各单位物资储备情况, 优先调剂使用长期无动态物资, 减少物资采购量, 有效降低物资采购成本, 控制物资积压浪费风险。铁路运输站段通过物资跨地区、跨系统、跨账套查询, 能够及时掌握物资供应单位和临近单位物资库存情况, 在提报物资需求计划时, 尽量避免盲目性, 提高了物资需求计划的准确性、科学性。当发生应急抢险时, 能够根据各单位的物资储备情况, 就近调拨应急抢险物资, 提升应急抢险中物资保障能力。车间班组通过手持终端可对本单位各车间班组的库存物资进行查询, 办理调拨手续, 促进物资在单位内部的合理流动, 为闲置临近报废物资调剂使用提供了条件。

    2.5 物资生产结合, 强化质量控制

    通过物资二维码, 实现铁路物资管理信息系统与生产检修系统的数据交换, 建立重要物资全寿命周期管理履历, 强化对重要物资全寿命周期质量管理。通过铁路物资管理信息系统与生产检修系统连接, 由铁路物资管理信息系统将重要配件基础信息, 如物资编码、名称、规格型号、生产厂家、生产批次、生产时间、厂家代码等, 以二维码方式的识别码传递给生产检修系统。在生产检修系统中补充维修使用信息, 记录上车 (道、杆) 、卸下、维修、报废等各个环节的处理信息, 以及各个阶段的开始使用时间、卸下时间、走行公里、维修成本、报废时间、质量问题记录等数据, 再回写到物资管理信息系统中, 建立重要配件技术履历, 实现对重要配件的全寿命周期管理, 为重要配件采购和供应商信用评价提供技术数据。同时, 通过对物资使用、检修、报废情况的跟踪, 强化了物资消耗管理, 确保物资能够做到“物尽其用”, 避免了生产环节的物资浪费和流失。

    2.6 优化监管手段, 强化廉政建设

    运用物资二维码管理信息系统, 规范了铁路运输站段物资仓库业务流程, 建立了车间班组物资管理台账, 车间班组使用二维码领料卡进行领料和废料回收作业, 完善了物资使用、报废跟踪, 实现了物资管理与运输生产有效衔接, 能够有效防范物资虚假消耗、虚列生产成本、报废物资流失等违法违纪现象的发生。纪检、审计、物资监察人员通过PDA二维码手持终端, 直接扫描物资料签上的二维码, 就可以现场查询物资收、支、存情况, 检查物资账、卡、物相符情况, 提高了监察工作的准确性和及时性, 强化了物资廉政风险管理。

    3 结论

    二维码技术应用于铁路物资管理工作, 有效提升了铁路物资信息化、标准化管理水平, 强化了物资质量跟踪和廉政建设工作, 对于实现中国铁路总企业提出的“缩小铁路物资管理与国内先进企业的差距, 适应铁路高质量发展的需要”的“近期目标”, 将发挥积极的保障作用。

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