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药品是医院开展正常医疗活动必不可少的特殊商品, 药品采购中的效率与成本问题关系到医院的良好运行[1]。对医院药库的高效管理, 药品采购各环节的流畅运行, 是保障医院良好运行, 维护患者生命安全的重要内容, 同时提高药品采购和管理过程中的成本优势将成为提高医院未来竞争力的重中之重[2]。本文采用经济订购量 (economic order quantity, EOQ) 模型[3]对某省级综合三甲医院的药品订购方式进行研究, 以期得到最佳经济采购量, 降低药品采购和仓储活动过程中的总成本, 提高医院药品管理的效率, 减少人力资源的浪费。

数据主要来自: (1) 文献分析法调查随机选取的10种品规的药品采购基本数据, 包括药品的年需求量、损耗、药品单价等; (2) 现场调查获得的各药品所占仓储面积; (3) 访谈法调查得到的基础资料, 包括来自财务处的药品采购供应科人员数量、办公费用、仓库建设费用, 药品采购人员提供的订购周期、订购计划等资料。

医院实际管理活动中, 管理成本包括药品的持有成本和订购成本, 实际持有成本=耗损成本 (耗损量×单价) +存储成本 (仓库折旧、仓管人员时间成本) +用于购买药品所耗费资金, 订购成本=订购人时间成本 (含办公成本) [3]。其中: (1) 通过访谈药品订购人员得知医院破损药品会重新返厂, 因此药品耗损忽略不计[4]; (2) 因仓库隶属于医院, 不需租赁费用, 因此药品的存储成本主要来自于仓库的折旧费用和对仓库管理人员的投入。根据医院财务处报表得知仓库最初的建设费用和仓库总面积, 按照年份计算其折旧费[5], 并通过现场调查测量各药品仓库占用面积, 得知每种药品各自所占仓库的折旧费; (3) 计算医院对仓管人员和订购人员的投入, 包括工资、绩效、税务和福利以及办公投入, 其中对仓管人员的投入计入持有成本, 订购人员的投入计入订购成本[6]。

该模型根据医院每种药品的每单位持有成本和次订购成本, 计算该药品的最佳订购量 (Q0) , 以及采用Q0时的管理成本。

EOQ模型中, Q0反映订购成本和持有成本之间的权衡, 目的是将订购成本和持有成本的和最小化, 即使总成本最小[7]。药品的年持有成本=订购量 (Q) ×年单位持有成本 (H) /2, 随着Q的增加而增加;年订购成本=年需求量 (D) ×次订购成本 (S) /Q, 随着Q的增加而减少, 总成本 (TC) =年持有成本+年订购成本=Q×H/2+D×S/Q[3], 如图1所示, TC随着订购数量增加先减少后增多, 根据以上公式得出, 当持有成本等于订购成本时, 根据D, 可得到订购周期 (L) =Q0/D[3]。

D———年需求量, 瓶/袋/盒;

Q———订购数量, 瓶/袋/盒;

S———次订购成本, 元/次;

H———年单位持有成本, 元/ (单位·年) 。

图1 药品的EOQ模型Fig.1 EOQ model of medicine   下载原图

访谈法调查得知, 该医院药品1~2周采购1次。根据医院财务处报表得知, 该医院的药品采购供应科成员共15人, 其中, 仓管人员9人, 订购人员6人;医院对其平均投入为76.72元/ (人·h) (包括绩效、工资和办公投入) 。仓库折旧为31.16元/ (年·m2) 。计算得知, 调查的10种药品的年仓储成本只有0.84~43.62元/年, 而仓管人员成本为957.47元/年, 因此各药品的年持有成本为958.31~1 001.09元/年;订购成本主要是订购人的时间成本, 每次订购需花费0.5 h, 因此订购成本为38.36元/次。

以转化糖电解质注射液为例, 其占医院仓库的面积为1.4 m2, 仓储成本=每平方米折旧×仓库占用面积=31.16×1.4=43.62 (元/年) ;以每周5个工作日, 每天工作8 h计算, 仓管人员成本=76.72×8×5×52×9×1/1 500=957.47 (元/年) , 药品的年持有成本=仓储成本+仓管人员成本=43.62+957.47=1 001.09 (元/年) ;次订购成本 (S) =订购人每小时工资×订购时间=76.72×6.7×1=38.36 (元/次) , 见表1。

在年需求量不变的情况下, 根据表1, 每种药品每单位的持有成本 (H) =年持有成本/D, 以转化糖电解质注射液为例, H=1 001.09/123 199=0.008 1 (元/年) , 利用EOQ模型, 计算出同时得到L=34 106/123 199=0.28 (年) =14.6 (周) , 大于实际订购周期 (1~2周) 。其次订购量 (年需求量123 199/52=2 369袋) 小于Q0 (34 106袋) 。采用Q0之后, TC从2 995.81元/年 (年持有成本+年订购成本) 降至989.77元/年, 见表2。

表1 10种药品的持有成本、订购成本及实际订购周期Tab.1 Holding cost, ordering cost and actual inventory circle of 10 kinds of medicine     下载原表

表2 10种药品最佳订购量Q0、订购周期L及总成本TC Tab.2 Optimum quantity, ordering circle and total cost of 10 kinds of medicine     下载原表

EOQ模型旨在降低医院药品采购及管理过程中的成本, 提高药品订购过程中的人力资源利用率及药品订购效率, 降低人力资源成本, 进而降低药品管理的总成本。在医院这种特殊的背景下 (不能缺货) , 同时考虑到该医院周边严峻的交通情况, 采用的订货模式不能对供货商的物流系统产生较大的压力, 以免因药品供应不及时而发生医疗事故[8]。因此选择订购模式时要排除零库存的情况[9,10,11], 以应对突发情况和保证病人的生命质量安全。EOQ模型在考虑到供货商到医院仓库的供货时间的基础上, 提供了再订购点和安全库存的概念[12];其次, EOQ模型在医院现有的持有成本和订购成本的基础上计算出的Q0能使管理成本最低, 与医院现有的订购量以及管理成本对比发现, 该模型能对医院现有的订购模式进行优化, 极大降低医院对药品的管理成本, 提高订购效率。本研究中, Q0比医院现有的实际订购量增加, 订购周期延长, 提高了订购人员和仓管人员的订购效率, 订购成本也明显降低。

通过药品实际持有成本和订购成本计算过程可以看出, 该医院10种药品的管理成本中, 仓储成本占持有成本的比例很小, 几乎可以忽略不计, 而且由于该医院采取先订货, 4个月之后统一结算货款的方式, 订购过程中基本不占用医院资金, 因此该医院的持有成本和订购成本主要来自于人力活动的成本。医院药品订购频繁, 原本1~2周的订购周期不仅需要订购人员频繁统计、订购、入库, 而且需要仓库管理人员耗费更多时间进行库存管理, 导致管理人员劳动增加, 人力支出增多, 医院药品管理成本没有得到有效控制。

经过EOQ模型计算发现, 选取的10种药品L为14.6周。虽然根据医院评审要求, 85%的药品周转率应为10~15 d[13], 采购频率为2~3次/月, 但是, 如果药品采购计划制定周全, 在药品的有效期内 (6个月~2年) [14], 在保证临床用药和药品质量的前提下, 可适当延长订购周期, 增加药品次订购量, 以降低医院药品管理成本, 提高人力资源利用率和工作效率[15]。

要更有效地采购和管理药品, 降低医院药品管理的成本, 关键是结合医院日常工作实际, 在药品采购工作中充分运用EOQ模型的计算结果[16], 结合医院的仓储规模, 延长订购周期, 降低采购频率, 制定合理的采购预案, 以减少订购人员和库存管理人员的工作量, 医院可以合理重组和利用人力资源[10]。同时, 建议在仓储管理中采用信息化管理[17,18], 即在医院药库仓储管理活动中, 对所有管理要素都进行信息化储存和处理, 并以此作为仓储活动的操作依据, 如以电子计算机为媒介, 将药品信息管理系统与医院信息管理系统相结合[19], 实时查阅仓库及各药房某一药品存量, 实现库存量的动态监管[21,22,23], 为药品采购提供准确及时的信息, 保证医院临床用药的及时供应[20], 同时, 最大限度解放人力, 降低人力资源成本[24]。

综上, 医院应当改变传统的药品采购模式, 引入更科学的药品采购方法, 并结合信息化管理以代替重复的人力资源浪费[25]。在药品采购时提前制定恰当的采购预案, 获得药品的最佳订购量和订购周期, 把握好药品入库时间和入库量, 降低医院药品管理成本, 提高医院药品管理的效率。